Щоб правильно визначити суму лікарняних, потрібно врахувати стаж, середню зарплату за останні 12 місяців, причини непрацездатності та дотриматись конкретного алгоритму. Далі — покроково про всі етапи, деталі розрахунку та особливості для різних ситуацій.
Які документи потрібні для нарахування лікарняних
Лікарняні виплачуються на підставі листка непрацездатності, який видає лікар після огляду. Для розрахунку роботодавець або бухгалтерія використовують:
- оригінал листка непрацездатності (паперовий або е-лікарняний);
- довідку про доходи за останні 12 календарних місяців перед настанням хвороби, якщо вона не є в кадрових документах;
- інформацію про страховий стаж працівника (з трудової книжки, електронного реєстру чи звітів по ЄСВ);
- заяву працівника на виплату матеріального забезпечення (у разі необхідності).
Всі ці документи мають бути зібрані для правильного та своєчасного розрахунку.
Що входить до страхового стажу для лікарняних
Від стажу застрахованої особи залежить відсоток оплати лікарняних. До стажу включають:
- періоди офіційного працевлаштування з відрахуванням ЄСВ;
- час військової служби, навчання у закладах освіти з держзамовленням до 2004 року;
- час перебування на обліку в центрі зайнятості;
- інші періоди, визначені законом (наприклад, відпустка по догляду за дитиною до 3 років).
Дані про стаж отримують з трудової книжки, електронного реєстру Пенсійного фонду або звітів по ЄСВ. У разі сумнівів щодо стажу бухгалтер може запросити додаткові документи.
Як визначити відсоток оплати лікарняних за стажем
Відсоток середньої зарплати, який оплачується за лікарняним, встановлений законом і залежить від страхового стажу працівника:
- 80% — якщо стаж від 8 років;
- 70% — від 5 до 8 років;
- 60% — від 3 до 5 років;
- 50% — до 3 років.
Особливі категорії працівників (наприклад, учасники бойових дій, постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи) мають право на 100% оплати незалежно від стажу.
Які дні враховуються при розрахунку лікарняних
Лікарняні оплачуються за всі календарні дні непрацездатності, крім вихідних та святкових, якщо вони не припадають на період хвороби. Не оплачуються:
- дні відпустки без збереження зарплати;
- періоди простою з вини працівника;
- дні, коли працівник не працював з інших причин, не пов’язаних із хворобою.
У разі хвороби під час відпустки по вагітності та пологах лікарняні не нараховуються окремо.
Як розрахувати середньоденну зарплату для лікарняних
Середньоденна зарплата — це основа розрахунку лікарняних, її визначають так:
- Підсумовують нараховану зарплату за 12 місяців, що передують місяцю початку лікарняного.
- Підраховують кількість календарних днів у цих місяцях (за вирахуванням днів відпустки по вагітності та пологах, відпустки без збереження зарплати, простою не з вини працівника).
- Ділять суму зарплати на кількість календарних днів, визначену у пункті 2.
Всі виплати, з яких сплачено ЄСВ (оклад, премії, надбавки, інші заохочення), враховуються у розрахунку.
Важливо: якщо працівник працює менше року, для розрахунку беруть фактично відпрацьовані місяці.
Які обмеження існують для суми лікарняних
Законодавством встановлено два важливих обмеження:
- максимальна сума лікарняних не може перевищувати середню зарплату, з якої сплачено ЄСВ (максимальний розмір бази для ЄСВ на 2025 рік встановлюється держбюджетом);
- мінімальний розмір лікарняних не може бути нижчим за розмір мінімальної зарплати, пропорційно відпрацьованому часу.
У разі, якщо розрахована сума виявиться меншою за мінімальний розмір, виплачується “дотяжка” до мінімалки.
Хто та як оплачує лікарняні — розподіл обов’язків
Перші 5 днів хвороби оплачує роботодавець, починаючи з 6-го дня — Фонд соціального страхування (через роботодавця).
- Працівник надає лікарняний, роботодавець оформлює документи для призначення виплати.
- Заява-розрахунок подається до Фонду соціального страхування, після чого гроші надходять на рахунок роботодавця для виплати працівнику.
- У випадку короткострокової хвороби (до 5 днів) виплату здійснює лише роботодавець.
Всі виплати проходять через бухгалтерію підприємства.
Покрокова інструкція розрахунку лікарняних
Алгоритм розрахунку складається з кількох обов’язкових етапів:
- Визначити загальний страховий стаж працівника.
- З’ясувати відсоток оплати лікарняних відповідно до стажу.
- Підрахувати суму нарахованої зарплати за 12 місяців до місяця хвороби.
- Визначити кількість календарних днів у розрахунковому періоді (без днів, що не включаються).
- Обчислити середньоденну зарплату: сума зарплати / кількість днів.
- Знайти кількість днів хвороби, які підлягають оплаті.
- Обчислити суму лікарняних: середньоденна зарплата × кількість днів хвороби × відсоток оплати.
- Перевірити дотримання мінімального та максимального обмеження суми виплати.
Результат — точна сума, яку отримає працівник за період непрацездатності.
Приклад розрахунку лікарняних на практиці
Для кращого розуміння наведемо приклад на реальних цифрах:
- Працівник має стаж — 9 років (80% оплати).
- Зарплата за 12 місяців — 180 000 грн.
- Кількість днів у розрахунковому періоді — 365.
- Лікарняний — 10 днів.
Розрахунок:
- Середньоденна зарплата = 180 000 / 365 = 493,15 грн.
- Сума лікарняних = 493,15 × 10 × 80% = 3 945,20 грн.
Якщо частина днів лікарняного припадає на перший місяць роботи — у розрахунок включають лише фактично відпрацьовані місяці.
Які нюанси враховуються при різних причинах непрацездатності
Є особливості для окремих випадків:
- У разі травми на виробництві чи профзахворювання — лікарняні оплачуються у розмірі 100% від середньої зарплати, незалежно від стажу.
- Під час догляду за хворою дитиною — кількість оплачуваних днів обмежена законодавством (14 днів для дитини до 14 років, 7 днів — старше 14 років, для тяжких випадків — за рішенням медико-соціальної експертизи).
- У разі карантину або ізоляції — виплата здійснюється на загальних підставах за стандартною формулою.
Для працівників-сумісників лікарняні призначають окремо за кожним місцем роботи.
Як виплачуються лікарняні при неповній зайнятості та сумісництві
Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу або за сумісництвом, застосовуються такі правила:
- лікарняні нараховуються пропорційно виплаченій зарплаті й відпрацьованим дням за кожним місцем роботи;
- для сумісників розрахунок ведеться окремо на кожному підприємстві, якщо з обох місць сплачувався ЄСВ;
- мінімальна сума лікарняних для сумісників не гарантується, якщо вони працюють не на повну ставку.
Ці нюанси важливо враховувати при підготовці заяв та отриманні виплат.
Що робити, якщо лікарняний відкритий у перший місяць роботи
У цій ситуації середню зарплату розраховують із фактично відпрацьованих днів. Якщо стажу для лікарняних недостатньо (менше 6 місяців), сума виплати не може перевищувати розрахунок з мінімальної зарплати, пропорційно відпрацьованому часу.
Для нових працівників це означає, що розмір лікарняних може бути нижчим, ніж у колег із більшим стажем та тривалим періодом роботи.
Як нараховуються лікарняні при декількох місцях роботи
Працівник, який офіційно працевлаштований на декількох підприємствах і має сплату ЄСВ з кожного місця, може отримати лікарняні окремо від кожного роботодавця. Для цього потрібно надати роботодавцям оригінал е-лікарняного або копію — оригінал за основним місцем роботи, копії — за сумісництвом. Кожен роботодавець розраховує виплату, виходячи з власних даних про зарплату та стаж працівника на відповідному підприємстві.
Якщо на одному з місць роботи страховий стаж менше ніж 6 місяців, розрахунок здійснюється за спеціальними обмеженнями: лікарняні не можуть перевищувати суму, розраховану із мінімальної зарплати, пропорційно відпрацьованому часу.
Які податки утримуються з лікарняних
Сума лікарняних є доходом працівника, тому з неї утримуються:
- податок на доходи фізичних осіб — 18%;
- військовий збір — 1,5%.
Єдиний соціальний внесок нараховується лише на суму, яку сплачує роботодавець за перші 5 днів, а на решту (виплата за рахунок Фонду соціального страхування) ЄСВ не нараховується.
Які строки подачі і виплати лікарняних
Важливо дотримуватися строків, щоб отримати виплату без затримок:
- Працівник має подати лікарняний роботодавцю не пізніше 12 місяців з дати закриття листка непрацездатності.
- Роботодавець оформлює та подає заяву-розрахунок до Фонду соціального страхування протягом 5 робочих днів після отримання всіх необхідних документів.
- Фонд перераховує кошти на рахунок роботодавця для виплати працівнику протягом 10 робочих днів з дня отримання заяви-розрахунку.
- Роботодавець повинен виплатити лікарняні працівнику у найближчий строк, встановлений для виплати зарплати.
Недотримання цих строків може призвести до затримки виплат.
Які причини для відмови у виплаті лікарняних
У певних ситуаціях Фонд соціального страхування або роботодавець мають право не призначати або не виплачувати лікарняні. Основні причини:
- порушення режиму лікування, встановленого лікарем, якщо це зафіксовано відповідною комісією;
- надання підроблених чи недійсних документів;
- відсутність сплати ЄСВ за відповідний період;
- знаходження працівника у відпустці за власний рахунок або відпустці по догляду за дитиною;
- хвороба настала внаслідок алкогольного, наркотичного чи токсичного сп’яніння (у такому разі виплата можлива лише за рішенням спеціальної комісії та не у повному обсязі).
У разі відмови працівник має право оскаржити рішення у встановленому законодавством порядку.
Що змінюється для окремих категорій працівників
Деякі категорії осіб мають особливі умови для розрахунку і виплати лікарняних:
- Учасники бойових дій та особи з інвалідністю внаслідок війни отримують 100% середньої зарплати незалежно від стажу.
- Особи, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, також мають право на повну оплату.
- Працівники, які доглядають за хворою дитиною або особою з інвалідністю, отримують виплати на загальних підставах, але з урахуванням обмежень за кількістю оплачуваних днів.
Всі ці особливості мають бути підтверджені відповідними документами.
Як діяти при помилках у розрахунку лікарняних
Якщо працівник виявив, що сума лікарняних нарахована неправильно, потрібно звернутись до бухгалтерії підприємства із письмовою заявою. Бухгалтер повинен провести повторний розрахунок і, за необхідності, здійснити доплату або перерахунок з наступною виплатою у найближчий строк. У разі відмови можна звернутись до Фонду соціального страхування або до суду.
